Word邮件合并功能怎么使用_Word邮件合并功能批量操作教程

使用Word邮件合并功能可批量生成个性化文档。首先创建主文档并准备含姓名、邮箱等信息的Excel数据源，确保字段清晰；接着在Word中选择“邮件”选项卡，启动邮件合并向导，导入Excel文件作为收件人列表；然后在主文档中插入合并域，如“«姓名»”，实现动态内容替换；通过“预览结果”检查各条记录显示效果；最后选择“完成并合并”，可生成单个文档或直接通过默认邮件客户端发送个性化电子邮件，提升工作效率。

如果您需要向多位收件人发送格式相同但个人信息不同的文档，例如通知、邀请函或工资条，可以使用Word的邮件合并功能来高效完成批量操作。该功能能够将主文档与数据源（如Excel表格）结合，自动生成多个个性化文档。

本文运行环境：联想ThinkPad X1 Carbon，Windows 11

一、准备主文档和数据源文件

邮件合并的第一步是创建主文档和准备包含收件人信息的数据源文件。主文档是用于定义内容格式的模板，数据源则提供动态插入的具体信息，如姓名、地址、邮箱等。

1、打开Word，新建一个空白文档作为主文档，输入您希望在每封邮件中出现的固定内容，例如“尊敬的«姓名»：您好！”

2、准备好Excel文件，确保第一行为字段名，如“姓名”、“邮箱”、“部门”等，后续行填写每位收件人的具体信息。

3、保存Excel文件，建议使用.xlsx格式，并确保文件路径不包含中文或特殊字符，以免链接失败。

二、启动邮件合并向导

Word内置了邮件合并向导，可引导用户逐步完成整个合并流程。通过向导可以轻松连接数据源并插入合并域。

1、在Word主文档中，点击顶部菜单栏的“邮件”选项卡。

2、点击“开始邮件合并”，选择“信函”或“电子邮件”类型，根据您的输出目标决定。

3、点击“选择收件人”，然后选择“使用现有列表”，浏览并选中之前保存的Excel文件。

4、在弹出的数据源窗口中，选择对应的工作表，确认数据预览无误后点击“确定”。

三、插入合并域到主文档

合并域是占位符，代表将从数据源中提取的字段内容。在主文档中正确插入这些域，是实现个性化内容的关键。

1、将光标定位到需要插入变量的位置，例如“«姓名»”所在处。

2、点击“插入合并域”，从下拉列表中选择对应的字段，如“姓名”，系统会自动插入该域。

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3、继续在其他位置插入所需字段，如“部门”、“薪资”等，保持语句通顺自然。

4、可组合文本与域，例如输入“您本月的工资为«薪资»元。”

四、预览并完成合并输出

在正式生成文档前，预览功能可以帮助检查合并效果是否符合预期，确保信息准确无误。

1、点击“预览结果”，Word会用实际数据替换合并域，显示第一条记录的内容。

2、使用向左/向右箭头按钮切换不同记录，查看各条数据的显示效果。

3、确认无误后，点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”以生成所有记录的完整文档。

4、在弹出窗口中选择“全部”，点击“确定”，系统将生成一个包含所有个性化页面的新Word文件。

五、直接发送为电子邮件

若目标是发送邮件而非打印文档，可通过邮件合并功能直接将内容作为邮件正文发送至指定邮箱。

1、在“完成并合并”步骤中，选择“发送电子邮件”选项。

2、在“收件人”下拉框中选择数据源中的邮箱字段，确保该字段名称正确且无空值。

3、填写邮件主题行，例如“本月工资单通知”。

4、选择“仅发送给当前记录”或“发送给所有记录”，Word将调用默认邮件客户端（如Outlook）逐封发送。

以上就是Word邮件合并功能怎么使用_Word邮件合并功能批量操作教程的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！