Word邮件合并功能教程_Word邮件合并与批量信函制作方法

Word邮件合并功能可高效批量生成个性化信函。首先创建主文档模板并准备含收件人信息的Excel数据源；接着在“邮件”选项卡中启动邮件合并向导，选择“信函”类型并导入数据源；然后在主文档中插入合并域，如“姓名”“单位”等字段实现个性化内容填充；通过“预览结果”检查每封信的显示效果，确保格式与数据准确；最后点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”生成包含所有信函的新文档，可保存为Word或PDF格式用于打印或存档。

如果您需要向大量收件人发送个性化信函或通知，手动逐个编辑将耗费大量时间。Word的邮件合并功能可以高效地批量生成定制化文档，结合数据源实现自动化填充。以下是实现邮件合并与批量信函制作的具体操作方法：

一、准备主文档和数据源文件

在使用邮件合并前，需创建一个主文档模板和一个包含收件人信息的数据源文件。主文档用于设计信函格式，数据源则提供姓名、地址、邮箱等个性化内容。

1、打开Word，新建一个空白文档作为主文档，输入信函的基本内容，如称呼、正文、落款等。

2、准备数据源文件，可使用Excel表格或Access数据库。确保表头为字段名，例如“姓名”、“单位”、“地址”等，每行代表一位收件人。

3、保存数据源文件，建议使用Excel格式（.xlsx），并确保文件路径稳定，避免后续链接失败。务必检查数据准确性，避免出现错别字或空字段。

二、启动邮件合并向导

Word内置的邮件合并向导可引导用户逐步完成文档与数据的连接。通过该功能，可以轻松插入动态字段，并预览结果。

1、在Word中点击顶部菜单栏的“邮件”选项卡。

2、点击“开始邮件合并”，选择“信函”类型。

3、点击“选择收件人”，然后选择“使用现有列表”，浏览并导入之前准备好的Excel文件。

4、在弹出的窗口中选中包含数据的工作表，确认首行包含列标题，点击“确定”完成数据源绑定。

三、插入合并域

合并域是代表数据源中各字段的占位符，它们将在最终文档中被实际数据替换。正确插入这些字段是实现个性化的关键。

1、将光标定位到主文档中需要插入个性化信息的位置，例如称呼处。

2、点击“插入合并域”，从下拉列表中选择对应字段，如“姓名”。

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3、继续在地址、正文或其他位置插入其他字段，如“单位”、“日期”等。

4、可组合文本与域，例如输入“尊敬的«姓名»先生/女士：”，使信函更自然流畅。

四、预览并完成合并

在正式生成文档前，应预览几封样例以确认格式和数据是否正确显示。预览功能允许用户查看每封信的实际效果。

1、点击“预览结果”按钮，使用左右箭头浏览不同收件人的信函内容。

2、检查是否有字段未正确显示、换行错乱或信息缺失等问题。

3、若发现问题，返回编辑主文档或调整数据源，直至显示正常。

4、确认无误后，点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”以生成所有信函的完整版本。

五、输出合并结果

完成合并后，可以选择将结果直接打印，或生成一个新的Word文档进行保存和进一步处理。

1、在“完成并合并”选项中选择“编辑单个文档”，系统会提示选择合并范围。

2、选择“全部”以生成所有记录对应的信函，点击“确定”。

3、Word将创建一个新文档，其中包含多页内容，每页对应一封个性化信函。

4、保存该文档以便存档或打印，建议另存为PDF格式以防格式变动。

以上就是Word邮件合并功能教程_Word邮件合并与批量信函制作方法的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！